Bedrijfsvoering

Paragrafen zijn bedoeld om op onderwerpen een dwarsdoorsnede te geven door de begroting. In de verschillende programma's treft u de verschillende onderwerpen en taken aan die de gemeente ten behoeve van haar inwoners uitvoert. Om deze taken uit te voeren heeft de gemeente haar eigen ambtelijke organisatie. Zaken die de organisatie raken worden opgenomen in deze paragraaf Bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn organisatieontwikkelingen, organisatie aanpassingen enz. In een apart hoofdstuk Personeel zijn nog  specifieke zaken en kengetallen opgenomen.
Hierna wordt voor de verschillende afdelingen toegelicht welke thema's op het gebied van bedrijfsvoering actueel zijn.

Organisatie

Afdeling bedrijfsvoering

De afdeling Bedrijfsvoering heeft als belangrijkste taak om te zorgen dat de 3 vakafdelingen, Ruimtelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke Beheer en Samenleving hun taken zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Daarnaast adviseert de afdeling het bestuur rechtstreeks over  financiële, juridische en bestuurlijke onderwerpen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn de volgende taken opgenomen en ondergebracht in verschillende secties, Financiën, I&A, Facilitair, Juridische Zaken, Inkoop, Vastgoed/Grondzaken, Regiozaken, Coördinatie subsidies en Privacy/informatiebeveiliging.

Integraal accommodatiebeleid
Eind 2023 wordt naar verwachting het accommodatiebeleid vastgesteld. Dit beleid ziet op de invulling van onze maatschappelijke voorzieningen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van beleid (kunst, cultuur, welzijn, sport) en welke rol wij als gemeente hierbij vervullen. Het nieuwe beleid kan gevolgen hebben voor de beleidsinstrumenten die worden gehanteerd voor het bereiken van de beleidsdoelen en kan daarmee ook financiële consequenties hebben.

Huisvesting organisatie
De ambtelijke organisatie is voorgaande jaren gegroeid door de vele bijkomende taakstellingen. Huisvesting van de organisatie is versnipperd en de verduurzaming van de panden krijgt een steeds grotere rol. De raad vergadert op dit moment in de PX, waarbij het opbouwen en afbouwen van een raadsvergadering veel inzet vraagt.  Er wordt gekeken  naar de eisen en wensen op het gebied van ambtelijke huisvesting. Een goede huisvesting kan bijdragen aan een efficiënte maar ook prettige werkomgeving. Dat laatste is van belang omdat de krapte op de arbeidsmarkt ook voor onze gemeente merkbaar is. Er wordt onderzocht of er een mogelijkheid bestaat om een raadszaal te realiseren in één van onze eigen panden, waarbij tevens het ambtelijke huisvestingsprobleem voor de eerste jaren kan worden opgelost.

Procesmanagement
Afgelopen jaar is begonnen met een eerste uitvoering van het plan van aanpak procesmanagement. Er is een processenlandschap-pagina gemaakt waarop alle processen van de gemeente publiceert kunnen gaan worden. Op die manier zijn procestekeningen voor eenieder toegankelijk (intern).
In 2023 zijn met name de processen vanuit het sociaal domein hierin opgenomen en een aantal generieke processen, zoals het proces WOO, B&W, raad etc. Door de jaren heen zal dit landschap steeds verder en verder gevuld gaan worden.
In 2024 zal procesmanagement zich verder focussen op het uitbreiden van de processen in het landschap, maar ook de uitvoeringsfase m.b.t. procesmanagement. Dit houdt in dat van de huidig beschreven processen ook gestart kan gaan worden met het gestructureerd monitoren en verbeteren van processen. Nu de gemeente ook weer beschikt over een privacy-officer is er de wens om in 2024 hiermee de samenwerking op te zoeken, zodat naast procesgegevens ook kan worden vastgelegd welke soort persoonsgegevens in het proces worden gevraagd.

Informatiemanagement
Digitalisering is tegenwoordig alom aan de orde en raakt de fundamenten van de samenleving. Technische snufjes groeien steeds meer uit naar nieuwe technologieën die in korte tijd onze manier van communiceren en leven zijn gaan bepalen.
Vanuit de samenleving wordt ook verwacht dat de gemeenten daarin meegaan en de inwoners tijd- en plaats onafhankelijke dienstverlening aanbieden. Dat zij op alle momenten, waar dan ook met de gemeente kunnen communiceren. Dat vergt nogal wat van de gemeente.
Kijken we terug naar de afgelopen 10 jaar dan zien we grote veranderingen op het gebied van informatie en automatisering. Waar de focus eerder voornamelijk lag op het op orde brengen van de basis, verschuift dit naar het gebruiken, combineren en beschikbaar maken van informatie. De 21e eeuw wordt nu al ‘de eeuw van de digitale informatierevolutie’ genoemd. Digitale informatie speelt een steeds grotere rol in het maken van keuzes.
Informatievoorziening bij de gemeente Edam-Volendam wordt steeds belangrijker en steeds complexer.
Taken worden vanuit de centrale overheid overgedragen naar de gemeenten. Een toenemende uitwisseling van informatie vindt plaats met ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast wordt meer en meer nadruk gelegd op transparantie in onze dienstverlening met inwoners, bedrijven en instellingen.
Kortom, de gewenste contacten (informatie) met je burgers en bedrijven delen, vergt innovatiekracht en het toekomstbestendig maken van je informatiebeleid/informatiemanagement. Het inzetten van informatietechnologie speelt een belangrijke rol bij enerzijds het voldoen aan wettelijke verplichtingen, anderzijds in het leveren van optimale dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering.
In het document 'Visie op Informatiemanagement Edam-Volendam 2023-2026' wordt beschreven op welke wijze de gemeente om wil gaan met het hebben en delen van informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Maar vooral ook welke trends , ontwikkelingen en wijzigingen er op ons afkomen.
Deze zijn vervolgens ondergebracht in 5 ontwikkelsporen met daaraan de volgende doelen:

• Persoonlijk & Toegankelijk door het realiseren van een persoonlijke en toegankelijke dienstverlening, afgestemd op de behoefte van de collega’s en inwoners, digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet.
• Open & Transparant zijn door actief te werken aan de openheid, transparantie en toegankelijkheid van onze informatie zodat collega’s de juiste informatie op het juiste moment kunnen inzien en de inwoners over dezelfde informatie beschikken als de gemeente.
• Data gestuurd ingebed door te werken aan de groei in volwassenheid op het gebied van data gestuurd werken en het inzetten van data als onderdeel van ons dagelijks werk.
• Flexibel & Wendbaarheid willen we vergroten, samen met doorzettingsvermogen de kracht van een organisatie, door verdergaande ontwikkelingen op het gebied van IV door de organisatie als geheel en de afdeling Bedrijfsvoering.
• Veilig & Verantwoord bezig zijn en weerbaar blijven tegen dreigingen van buitenaf door zorgvuldig en professioneel met de informatie van onze inwoners omgaan.

Privacy
Op het gebied van privacy en bescherming persoonsgegevens is en blijft het van belang dat men zich bewust is van de risico’s die kunnen optreden bij (bovenmatige) persoonsgegevens verwerking.
In 2021 trad naar aanleiding van de Toeslagenaffaire het voltallige kabinet Rutte-III af. Naar buiten was gekomen dat onder meer de ‘tweede nationaliteit’ werd verwerkt bij de fraudetool die de Belastingdienst in gebruik had genomen. Ook was prominent in het nieuws het datalek bij de GGD, waarbij privé gegevens – van miljoenen  burgers die waren getest – illegaal werden verhandeld. Dit soort voorbeelden uit de media geeft aan wat de impact kan zijn voor burgers wanneer processen niet goed in kaart zijn gebracht door een organisatie of onvoldoende naar de privacy risico’s is gekeken. Tegelijkertijd zullen we scherp moeten blijven in de samenwerking met externe partijen en goede afspraken maken over verwerking persoonsgegevens.
In het jaarplan Privacy 2024 wordt daarom de nadruk gelegd op de volgende zaken:

1. Contractmanagement en verwerkersovereenkomsten/protocol privacy, met als doel om aan de voorkant van aanbestedingen te bezien of een verwerkersovereenkomst nodig is.
2. Verwerkersregister, welke periodiek wordt geactualiseerd.
3. Beantwoorden van AVG-verzoeken van betrokkenen.
4. Training en bewustwording, met als doel het vergroten van de bewustzijn onder medewerkers, afdelingshoofden en teamleiders met omgang vanb persoonsgegevens en informatieveiligheid.
5. Begeleiding bij het opschonen van verouderde data.
6. Vraagbaak en advies, met als doel de dienstverlening richting onze inwoners te optimaliseren en tegelijkertijd de beschikbare (technische) middelen zo efficiënt als mogelijk in te zetten met de AVG als moreel kompas.
7. Regionaal overleg, met als doel te komen tot nadere afstemming van AVG-beleidsvoering via regionaal verband.

Informatiebeveiliging
Grote cyber incidenten komen steeds vaker voor. Verschillende gemeenten hebben dit helaas aan den lijve ondervonden. Gevolg is een behoorlijke impact op de dienstverlening van de gemeenten. Voorkomen heeft ook voor ons de hoogste prioriteit. Diverse maatregelen zijn genomen, echter de ontwikkelingen op ICT gebied, het veranderende werken, de dynamische “boze” buiten wereld zorgen continu voor nieuwe uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging.
In het Jaarplan informatiebeveiliging 2023 is er daarom aandacht voor concrete maatregelen op het gebied  van mens (medewerkers), techniek (informatiesystemen, netwerk etc.) en organisatie (beleid en processen).
De doelen voor 2024 zijn:

1. Verhogen digitale weerbaarheid, gericht op kantoor- en industriële automatisering.
2. Voldoen aan de BIO, met extra aandacht voor Business Continuïteits Management, SIEM/SOC en IB Beleid.
3. Maatregelen op basis van risico's
4. Cyberveilig gedrag
5. Goede governance informatiebeveiliging
6. ENSIA

Versterken control functie
Vanuit control wordt de nadruk meer gelegd op sturen in plaats van op verantwoorden. Vanuit het Rijk wordt gestuurd op een aantal ratio's, waarvan het weerstandsvermogen een van de belangrijkste is. Het weerstandsvermogen is een graadmeter voor de buffer die een gemeente heeft om haar risico's mee op te vangen. Om hierop te kunnen sturen, is goed risicomanagement van cruciaal belang. Het plan was om in 2023 een plan van aanpak op te stellen om risicomanagement te structureren. De verwachting is dat dit in 2023 niet meer gaat lukken en dat dit in 2024 verder opgepakt zal worden. Met nieuwe tooling kan het benodigde weerstandsvermogen beter worden bepaald met een zogenoemde Monte Carlo analyse. Hierbij wordt met behulp van de verschillende hierboven beschreven gegevens een statistische berekening gemaakt van het benodigd weerstandsvermogen per risico. Hieraan gerelateerd zal ook een update plaatsvinden van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Ook wordt gewerkt aan het verbeteren van het inzicht in liquiditeit op de middellange termijn. Een nieuwe modulen voor meerjareninvesteringen zal hierin ondersteunend zijn. Daarnaast zal er specifiek beleid op investeringen worden opgesteld om meer grip te krijgen op de investeringen. Met deze maatregelen wordt verwacht dat ook beter gestuurd kan worden op de liquiditeit, de financieringsbehoeften beter in beeld komen en daarmee ook investeringsbeslissingen in dit kader beter kunnen worden getoetst aan normen die door de Raad gesteld worden in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf 2023 een wettelijke verplichting. De gemeente heeft de afgelopen jaren de verbijzonderde interne controle procesmatig ingericht en verwacht dus zonder problemen aan de regelgeving te kunnen voldoen.  

Afdeling Samenleving

Een betere digitale dienstverlening en monitoring
Veel van ons contact met inwoners verloopt digitaal. Het betekent voor ons als gemeente een opgave met twee kanten. Aan de ene kant zorgt een goede digitale dienstverlening en toegang ervoor dat mensen niet voor alles naar het gemeentehuis hoeven te komen. Dit kan voor alle doelgroepen het contact met de gemeente eenvoudiger maken. De andere kant van deze opgave is die van de inwoners die niet digitaal vaardig zijn. Deze inwoners hebben extra hulp nodig om toch zo digitaal als mogelijk aanvragen bij de gemeente te kunnen doen. Daarnaast is het van belang dat alles wat ingezet en georganiseerd wordt vanuit de gemeente en onze partners goed gemonitord wordt, zodat dit inzichtelijk wordt voor onszelf, onze inwoners en onze raad.

We zijn tevreden als we alle informatie op onze website duidelijk beschreven hebben voor al onze inwoners, al dan niet met ondersteuning (en met behoud van een fysieke toegang), we een applicatie en werkwijze hebben voor de monitoring van onze dienstverlening en toegang waarmee we kunnen bepalen of we dingen juist doen, en of we de juiste dienstverlening bieden.

Om dit te bereiken, ontwikkelen we de komende tijd de raadmonitor door tot een vast instrument binnen het Sociaal Domein. Daarnaast creëren we een gezamenlijk beeld van monitoring en gegevensdeling met onze partners. We vergelijken en evalueren de huidige wijze van monitoren van de verschillende beleidsterreinen, en werken toe naar een nieuw format voor deze monitoring.

Samenwerken op complexe casussen
Inwoners met een ingewikkelde ondersteuningsvraag komen vaak met veel verschillende hulpverleners en instanties in aanraking. Vanuit vrijwilligers- en uitvoeringsorganisaties zijn verschillende mensen betrokken en er zijn soms meerdere contactpersonen bij het Breed Sociaal Loket. Het moet duidelijk zijn wie in welke casus de regie voert over de aanpak en wie het aanspreekpunt is voor de inwoner. In 2023-2024 is het nieuwe klantvolgsysteem geïmplementeerd waarbij de zelfredzaamheidsmatrix en integrale dienstverlening geborgd worden.

Inmiddels zijn alle processen binnen BSL beschreven en zijn onnodige processtappen verwijderd. Deze procesbeschrijvingen vormen vervolgens het vertrekpunt voor het klantvolgysteem dat inmiddels is aangeschaft en we in de fase van implementatie zijn aanbeland. Dit systeem ondersteunt de professionals bij de integrale (complexe) benadering van de ondersteuningsvraagstukken van burgers. de pilot binnen de Wmo om te werken met een Frontoffice heeft zijn vruchten afgeworpen en heeft een definitieve plek gekregen binnen de nieuwe organisatiestructuur van BSL. Het werken met een Frontoffice is inmiddels ook onderdeel van het sub team Jeugd. Voor 2024 zullen ook de sub teams Werk & Inkomen gaan werken met Frontoffice teams. Daarnaast is er een ondersteuningsteam (gedragswetenschappers en kwaliteitsmedewerkers) ingericht die de professionals ondersteunt om de juiste afwegingen in interventies te kunnen maken.

Doorontwikkeling van het Breed Sociaal Loket
De doorontwikkeling van het Breed Sociaal Loket is volop aan de gang. De nieuwe opzet, front-, mid-en backoffice, is inmiddels in een ver gevorderd stadium. Met de implementatie en borging van het nieuwe klantvolgsysteem en het toepassen van de zelfredzaamheidsmatrix worden er mooie stappen gemaakt om de dienstverlening naar de inwoner nog passender en efficiënter te maken. We werken vanuit de visie 'Zelf, Samen, Organiseren', waarbij we sturen op het maximaal benutten van voorzieningen in het voorliggend veld. In 2023 is er een mooie slag geslagen in het aantrekken van vaste medewerkers en het behouden van talent. We blijven onze medewerkers binden en boeien door hen individueel te ontwikkelen en/of per vakgebied op te leiden.

Afdeling Openbare Werken

De eigen gemeentelijke organisatie is relatief klein. In de openbare ruimte is op veel gebieden wel dezelfde kennis nodig die bij een grote gemeente nodig is. Op het gebied van duurzaamheid en klimaatadaptatie gaan de ontwikkelingen razendsnel. Ook krijgen we steeds meer te maken met ongewenste ontwikkelingen, waarbij hetgeen er hoort te zijn wordt verdrukt, zoals ganzenoverlast, rivierkreeften en andere dieren of groen.

Het grootste deel van de infrastructuur zoals die er nu in Nederland ligt, is niet meer toegespitst op het huidige gebruik en daarnaast nadert het meeste het einde van de technische levensduur. De reden is dat er heel veel in dezelfde periode is aangelegd. De uitdagingen die een gemeente als Amsterdam heeft op technisch gebied zijn dus gelijk aan de uitdagingen die wij hebben. Het is niet realistisch om dezelfde kennis in huis te hebben, toch moeten wij deze uitdagingen het hoofd bieden. Door voortdurend de afweging te maken tussen zelf doen en inschakelen van externe expertise gaan we deze uitdagingen aan. Goed opdrachtgeverschap is een voorwaarde om ook samen met de markt de benodigde resultaten te behalen voor onze gemeenschap. Voor nu en richting de toekomst willen we ons daarop voorbereiden.

Goed opdrachtgeverschap externe partijen
De afdeling Openbare Werken is redelijk traditioneel georganiseerd en kan niet altijd inspelen op de externe ontwikkelingen. Het kennisniveau op een aantal gebieden is hoog, maar er ontbreken ook kennisgebieden. De afhankelijkheid van externe inhuur is daardoor groter dan gewenst. Als de afhankelijkheid van marktpartijen groter wordt, is het zaak om te borgen dat de afdeling Openbare Werken een goede opdrachtgever wordt. Hiertoe willen wij nieuwe kennisgebieden ontwikkelen, de afdeling herinrichten en steeds weer de afweging blijven maken of we iets in de markt zetten, of het zelf doen. Procesmatig werken met focus op de toekomst, in plaats van ad-hoc brandjes blussen.

Flexibele organisatie ingericht op nu en de toekomst
We hebben een toekomst en huidige ontwikkelingen, waar we op ingericht moeten zijn. Ook hebben we het dag dagelijkse werk dat niet zal verdwijnen en wat zo optimaal en efficiënt mogelijk moet worden uitgevoerd. De kracht van Openbare Werken is het blussen van brandjes en de dagelijkse uitvoering. Hier is de gemeente trots op en die willen we behouden. Daarnaast willen we dat de afdeling ook toekomstbestendig is. De formatie zal moeten worden uitgebreid om aan de vraag te kunnen blijven voldoen. Hiertoe is het belangrijk dat we een interessante en leuke werkgever zijn op het gebied van techniek en openbare ruimte. Echter, er moet ook efficiënter gewerkt worden om dit te financieren. Daarnaast zal in de keten gestuurd moeten worden op een efficiëntere en effectievere samenwerking.  

Een interessante en leuke werkgever op het gebied van techniek en openbare ruimte
Voor techneuten lijkt een kleine gemeente vaak onaantrekkelijker, doordat de technische uitdaging kleiner is. Waar een techneut in een grote organisatie slechts een schakeltje is, is de techneut in onze gemeente de hele schakel. Op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau ben je onderdeel. Dit is waar we ons als kleine gemeente op onderscheiden en waar we meer gebruik van kunnen en moeten maken. De werving en selectie van technisch personeel moet worden verbeterd, net als de ontwikkeling en doorgroei van huidig personeel. Met de inzet van trainees en stagiairs en het optimaal inzetten en benutten van talent kan dit worden bereikt.

Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Uitvoering wettelijke omgevingstaken volgens kwaliteitscriteria
Om een kwalitatief hoogwaardige en duurzame leefomgeving voor onze inwoners te waarborgen biedt de wet de gemeente een aantal instrumenten aan om daarop te kunnen sturen. Daarin is het aan het bestuur een balans te zoeken tussen enerzijds het individueel belang en anderzijds het algemeen belang van de gemeenschap. Invoering van de omgevingswet en de uitvoering van de wettelijke regels houdt niet op bij de datum van inwerkingtreding van de wet, maar begint feitelijk dan pas. We voeren de omgevingswet in, stellen omgevingsprogramma's op en voeren de vergunningverlening, toezicht en handhaving uit. We onderzoeken de huidige processen en passen deze waar nodig aan, om aan de nieuwe wet te voldoen.

Overheadkosten (Personeel en Materieel)

Onder 'Overhead' vallen de alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers die niet specifiek toegerekend kunnen worden aan  het primaire proces. Onder het primaire proces vallen voornamelijk de activiteiten van de afdelingen Samenleving, Ruimtelijke Ontwikkeling en Openbare Werken.  De kosten, zoals hierna genoemd, vallen onder één taakveld.

• leidinggevenden  (hiërarchisch), die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken;
• financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing;
• personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies;
• inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• juridische zaken: juridische medewerkers op de afdeling bedrijfsvoering of belast met een bedrijfsvoeringstaak;
• bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w;
• informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen;
• facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
• documentaire informatievoorziening (DIV);
• managementondersteuning en secretariaten primair proces.

Tot dit taakveld behoort niet:

• ondersteuning van de raad, de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1;
• archieven met een historische betekenis horen onder taakveld 5.4;

De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het betreffende  primaire proces:

• medewerkers belast met de uitvoering van specifieke taken in het primaire proces
• de activiteiten van projectleiders en coördinatoren – leidinggevenden zonder personele verantwoordelijkheid;
• Afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die primaire taken verrichten zoals vergunningverlening;
• Informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;
• een bijdrage aan/van een verbonden partij, zoals een gemeenschappelijke regeling, als vergoeding voor de uitvoering van taken. Deze moet worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor is.

In de onderstaande tabel worden de budgetten weergegeven die op het taakveld Overhead zijn begroot. Deze budgetten zijn ingedeeld naar kostensoort.